KOMUNIKASI ( COMMUNICATION )

KOMUNIKASI ( COMMUNICATION )

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur 1) sebagai kegiatan untuk seseorang mengerti, 2) sebagai sarana pengendalian informasi 3) sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

B. Proses Komunikasi

Pengkodean ( Encoding ) pengiriman mengkodean informasi yang akan disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.
Pesan ( Message ) pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.
Saluran ( Channel ) adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan, misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.
Penerima ( Recaiver ) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima, jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.
Penafsiran Kode ( Decoding ) adalah proses dimana penerima mentafsirkan pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin efektif komunikasi yang terjadi.

Umpan Balik ( Feedback ) adalah pembalik dari proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi.

C. Jaringan Komunikasi Dalam Organisasi

Jaringan komunikasi dapat dirancang oleh organisasi, bisa dirancang secara kaku, artinya karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali dengan atasannya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekuasaan dan status serta menghindari informasi yang berlebihan.

D. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe saluran dasar4 komunikasi, yaitu vertical, lateral dam diagonal.

Komunikasi Vertikal adalah komunikasi keatas atau ke bawah dalam rantai komando.

Komunikasi Lateral atau Horizontal meliputi aliran kerja organisasi yang terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama diantara departemen-departemen pada tingkat organisasi yang sama.

Komunikasi Diagonal adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini dan staf.

E. Komunikasi Informal

Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya maksud yaitu :
1. Pemutusan kebutuhan manusiawi

2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan

3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.

4. Sumber informasi hubungan pekerjaan

Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine ) yang secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur atau tumpang tindih. Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

F. Efektivitas Komunikasi

Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan baik.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan valik.

G. Hambatan Terhadap Komunikasi Yang Efektif

Wewenang Manajerial

Bahwa mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Atasan banyak merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi yang membuatnya tampak lemah. Sedangkan bawahan menhadiri situasi untuk mengungkapkan informasi yang membuat posisinya tidak menguntungkan. Maka dari dua hal diatas akan menimbulkan gap.

DEFINISI KONFLIK

§ Situasi yang terjadi ketika ada perbedaan pendapat atau perbedaan cara pandang diantara beberapa orang, kelompok atau organisasi.

§ Sikap saling mempertahankan diri sekurang-kurangnya diantara dua kelompok, yang memiliki tujuan dan pandangan berbeda, dalam upaya mencapai satu tujuan sehingga mereka berada dalam posisi oposisi, bukan kerjasama.

ASPEK POSITIF DALAM KONFLIK

Konflik bisa jadi merupakan sumber energi dan kreativitas yang positif apabila dikelola dengan baik. Misalnya, konflik dapat menggerakan suatu perubahan :

§ Membantu setiap orang untuk saling memahami tentang perbedaan pekerjaan dan tanggung jawab mereka.

§ Memberikan saluran baru untuk komunikasi.

§ Menumbuhkan semangat baru pada staf.

§ Memberikan kesempatan untuk menyalurkan emosi.

§ Menghasilkan distribusi sumber tenaga yang lebih merata dalam organisasi.

Apabila konflik mengarah pada kondisi destruktif, maka hal ini dapat berdampak pada penurunan efektivitas kerja dalam organisasi baik secara perorangan maupun kelompok, berupa penolakan, resistensi terhadap perubahan, apatis, acuh tak acuh, bahkan mungkin muncul luapan emosi destruktif, berupa demonstrasi.

PENYEBAB KONFLIK

Konflik dapat berkembang karena berbagai sebab sebagai berikut:

1. Batasan pekerjaan yang tidak jelas

2. Hambatan komunikasi

3. Tekanan waktu

4. Standar, peraturan dan kebijakan yang tidak masuk akal

5. Pertikaian antar pribadi

6. Perbedaan status

7. Harapan yang tidak terwujud

PENGELOLAAN KONFLIK

Konflik dapat dicegah atau dikelola dengan:

1. Disiplin: Mempertahankan disiplin dapat digunakan untuk mengelola dan mencegah konflik. Manajer perawat harus mengetahui dan memahami peraturan-peraturan yang ada dalam organisasi. Jika belum jelas, mereka harus mencari bantuan untuk memahaminya.

2. Pertimbangan Pengalaman dalam Tahapan Kehidupan: Konflik dapat dikelola dengan mendukung perawat untuk mencapai tujuan sesuai dengan pengalaman dan tahapan hidupnya. Misalnya; Perawat junior yang berprestasi dapat dipromosikan untuk mengikuti pendidikan kejenjang yang lebih tinggi, sedangkan bagi perawat senior yang berprestasi dapat dipromosikan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi.

3. Komunikasi: Suatu Komunikasi yang baik akan menciptakan lingkungan yang terapetik dan kondusif. Suatu upaya yang dapat dilakukan manajer untuk menghindari konflik adalah dengan menerapkan komunikasi yang efektif dalam kegitan sehari-hari yang akhirnya dapat dijadikan sebagai satu cara hidup.

4. Mendengarkan secara aktif: Mendengarkan secara aktif merupakan hal penting untuk mengelola konflik. Untuk memastikan bahwa penerimaan para manajer perawat telah memiliki pemahaman yang benar, mereka dapat merumuskan kembali permasalahan para pegawai sebagai tanda bahwa mereka telah mendengarkan.

TEKNIK ATAU KEAHLIAN UNTUK MENGELOLA KONFLIK

Pendekatan dalam resolusi konflik tergantung pada :

q Konflik itu sendiri

q Karakteristik orang-orang yang terlibat di dalamnya

q Keahlian individu yang terlibat dalam penyelesaian konflik

q Pentingnya isu yang menimbulkan konflik

q Ketersediaan waktu dan tenaga

STRATEGI :

q Menghindar

Menghindari konflik dapat dilakukan jika isu atau masalah yang memicu konflik tidak terlalu penting atau jika potensi konfrontasinya tidak seimbang dengan akibat yang akan ditimbulkannya. Penghindaran merupakan strategi yang memungkinkan pihak-pihak yang berkonfrontasi untuk menenangkan diri. Manajer perawat yang terlibat didalam konflik dapat menepiskan isu dengan mengatakan “Biarlah kedua pihak mengambil waktu untuk memikirkan hal ini dan menentukan tanggal untuk melakukan diskusi”

q Mengakomodasi

Memberi kesempatan pada orang lain untuk mengatur strategi pemecahan masalah, khususnya apabila isu tersebut penting bagi orang lain. Hal ini memungkinkan timbulnya kerjasama dengan memberi kesempatan pada mereka untuk membuat keputusan. Perawat yang menjadi bagian dalam konflik dapat mengakomodasikan pihak lain dengan menempatkan kebutuhan pihak lain di tempat yang pertama.

q Kompetisi

Gunakan metode ini jika anda percaya bahwa anda memiliki lebih banyak informasi dan keahlian yang lebih dibanding yang lainnya atau ketika anda tidak ingin mengkompromikan nilai-nilai anda. Metode ini mungkin bisa memicu konflik tetapi bisa jadi merupakan metode yang penting untuk alasan-alasan keamanan.

q Kompromi atau Negosiasi

Masing-masing memberikan dan menawarkan sesuatu pada waktu yang bersamaan, saling memberi dan menerima, serta meminimalkan kekurangan semua pihak yang dapat menguntungkan semua pihak.

q Memecahkan Masalah atau Kolaborasi

- Pemecahan sama-sama menang dimana individu yang terlibat mempunyai tujuan kerja yang sama.

- Perlu adanya satu komitmen dari semua pihak yang terlibat untuk saling mendukung dan saling memperhatikan satu sama lainnya.

PETUNJUK PENDEKATAN SITUASI KONFLIK :

q Diawali melalui penilaian diri sendiri

q Analisa isu-isu seputar konflik

q Tinjau kembali dan sesuaikan dengan hasil eksplorasi diri sendiri.

q Atur dan rencanakan pertemuan antara individu-individu yang terlibat konflik

q Memantau sudut pandang dari semua individu yang terlibat

q Mengembangkan dan menguraikan solusi

q Memilih solusi dan melakukan tindakan

q Merencanakan pelaksanaannya